10 consells per sobreviure a les reunions per Zoom

Recopilem suggeriments d’experts per mantenir l’etiqueta i la seguretat treballant des de casa

“Si algú t'hagués preguntat abans de la pandèmia si vols viure en un món en què els teus companys de feina puguin veure l’interior de casa teva tota l’estona segurament haguessis dit que no”, diu Kelly Williams Brown, experta en protocol. Però aquí estem: segons dades recents, un de cada quatre nord-americans està treballant exclusivament des de casa i a l’estat espanyol el teletreball ha augmentat fins al 30% des de l’inici de la pandèmia. La barrera entre l’espai personal i el professional s’està esborrant però les normes de conducta segueixen sent les mateixes. Per als principiants, que quedi clar que no és correcte mostrar els genitals als col·legues de feina, com va fer Jeffrey Toobin, un col·laborador de The New Yorker, en una reunió per Zoom. I tampoc s'hauria de mirar pornografia, tret que sigui la teva feina. 

Ara que tenim l’oficina a poques passes de la cuina i de les habitacions, és fàcil oblidar que el nostre ordinador de feina és per a feina i que els nostres col·legues no són els nostres companys de pis. “Quan la gent està a casa és fàcil fer moltes coses a la vegada, passar de la feina a les tasques de la llar”, diu Samantha Ettari, del bufet d’advocats Kramer Levin Naftalis & Frankel. “És temptador fer-ho tot des del teu portàtil”, però ella considera que “cal protegir l’espai privat”. Us donem alguns consells per fer-ho bé. 

Com faig que les coses privades no siguin públiques?

Sempre hi ha la por que els missatges de la teva parella apareguin al xat de feina, o que aquell retrat teu sense roba o la col·lecció de llibres de cuina amb cànnabis surtin de fons a la conversa amb el teu cap. “Quan fas vídeos amb Zoom des de casa, estàs deixant que la gent hi entri però cal tenir clar que és un entorn de feina”, diu Samantha Ettari, tot i que la nostra preocupació és més aviat sobre la impressió que donem. “Primer de tot apaga la càmera quan no la necessitis”, diu Lorrie Cranor, directora de Cylab Security and Privacy Institute a la Carnegie Mellon University. “O aconsegueix una webcam més petita”, diu Kelly Williams Brown, autora del llibre  Gracious: A practical primer on charm, tact and unsinkable strength

Però quan la càmera està encesa Cranor diu que cal assegurar-se “que l’ordinador mira a la paret”, així en lloc que aparegui el teu gat a la pantalla aconsegueixes que sigui difícil que hi aparegui algú. Tant Cranor com Brown suggereixen utilitzar fons virtuals com els que moltes plataformes de videotrucades ofereixen. Finalment, Cranor diu que quan s’hagi de compartir algun document des del propi ordinador “mai compartiu la pantalla sencera, només l’aplicació o el programa en concret”, com pot ser el Microsoft Power Point o el Word.

He ficat la pota. Com ho arreglo?

“Fes una broma ràpida i segueix endavant”, diu Brown. “Digues alguna cosa com «Això era molt més del que volia compartir amb vosaltres avui, ho sento». Si hi dones poca importància els altres també ho faran”, aconsella i explica que ha notat que en la majoria de casos la gent és empàtica amb aquestes situacions. 

Lizzie Post, una de les descendents de l’escriptora i experta en protocol del segle XIX Emily Post i que és la responsable del podcast Awesome Etiquette, recomana ser sincers quan demanem perdó i deixar ben clar que no tornarà a passar. 

Què passa si és un company qui fa una cosa ofensiva?

“Depèn del tipus d’ofensa”, diu Post. “Si es tracta de coses com soroll de fons –un gos que borda, nens jugant, obres a prop…– es pot demanar a aquella persona que silenciï el micròfon, però si aquella persona no s’adona que està fent una cosa ofensiva llavors el millor seria trucar-li o enviar-li un missatge”, aconsella. Post destaca, però, que hi ha algunes accions que poden creuar una línia vermella. “Com l’incident de Jeffrey Toobin”, diu. “És un fet tan greu que s’ha d’abordar al moment. S’ha de dir: «La teva càmera està encesa i no ho hauria d’estar en aquest moment, apaga-la i en parlem més tard, o acabem la trucada i parlem d’això ara mateix»". 

Quan m’haig de silenciar?

En qualsevol grup més gran de tres persones hauries de tenir el micròfon silenciat si no estàs parlant”, diu Brown. “Com menys gent està silenciada més ens pot posar nerviosos la videotrucada perquè no estem dissenyats per sentir 10 ambients diferents a la vegada”, destaca. Post apunta que el creador de la conversa és qui ha de tenir la responsabilitat de silenciar o donar veu als participants. A més, hi ha accessoris que poden fer la transició entre el silenci i el parlar més fàcil com els auriculars de videojocs que tenen un micròfon.

Puc apagar la càmera?

“Crec que és una bona idea estar present almenys al principi de la trobada”, diu Brown. “Si és una reunió on tu no has de presentar res està bé aparèixer, somriure, saludar i un cop la gent comença a presentar pots apagar la càmera”. Recordeu que hi havia una vegada en què molts de nosaltres ens posàvem trajos per anar a l’oficina i, per tant, si podíem fer aquest esforç també el podem fer i aparèixer a càmera. A més, pot ser una manera de donar suport als companys de feina. Quan tothom té la càmera apagada i en silenci i només parla una persona és una mica “inquietant”, diu Brown, i afegeix que “si aquella persona és tímida o li vols donar feedback a través del llenguatge corporal està bé mantenir la càmera encesa”, diu. 

¿Poden controlar el que fem amb els ordinadors?

No totes les empreses monitoritzen el que fem amb els ordinadors de feina. Alguns poden bloquejar l’accés a determinades webs o regular com hi entres, quan i com pots utilitzar l’aparell de feina. O poden “monitoritzar el que fas amb un software a l’ordinador o fer una captura de pantalla del que estàs fent”, diu Lorrie Cranor. Algunes empreses no només volen saber què fas durant les hores de feina, també volen saber on ho fas i esbrinar a través dels dispositius on ets. 

I la pausa per dinar?

Tots els experts coincideixen: quan estàs treballant a casa fes el mateix que feies a l’oficina. Per tant, és totalment acceptable que hi hagi una pausa per menjar i aquest temps el pots utilitzar fent el que vulguis: ja sigui mirar botes de muntanya per internet o enviar whatsapps als amics per organitzar un trivial al vespre. L’ideal, si és possible, seria utilitzar un ordinador personal per fer aquestes coses. “Les empreses i els companys de feina haurien de ser una mica flexibles pel que fa a la vida personal dels treballadors, ja sigui per tenir cura dels fills, de mascotes, o pel propi benestar”, diu Dena Haritos Tsamitis, directora de l’Information Networking Institute de la Carnegie Mellon University. I un cop acabada la feina és important tenir cura del que fem amb els dispositius de la feina. 

He obert una web inapropiada a l’ordinador de la feina. Què faig?

Tanca-la! “Si hi has estat 5 segons i l’has tancat i t’estan controlant però no en temps real, segurament no hi haurà cap problema”, diu Cranor. Però estaria bé valorar la possibilitat de dir-li a algú el que ha passat. Si cliques a un enllaç legítim que et porta a un contingut no legítim estaria bé dir-ho a la gent d’informàtica”, diu Samantha Ettari, perquè “podries haver sigut víctima d’un atac de phishing que hagi introduït algun virus al sistema de l’empresa”. I si estàs preocupat per la privacitat del navegador sempre pots revisar les condicions de seguretat. 

¿Algú pot explicar la navegació d’incògnit?

Cranon diu que hi ha molta confusió al voltant d’aquest terme. “La cosa més important és que la navegació d’incògnit fa que no s’emmagatzemi la llista de webs que has visitat amb aquell ordinador” però no dona anonimat perquè si l’empresa t’està monitoritzant “pot aconseguir saber quines webs has visitat”. 

Què no haig de fer amb l’ordinador de feina?

“Tots som responsables a l’hora d’establir límits entre la nostra vida personal i professional”, diu Haritos Tsamitis. Ella aconsella dur a terme mesures per separar-ho bé. “Això vol dir tenir unes hores de feina estrictes i complir-les, tenir un espai de treball separat, restringir les comunicacions des de l’e-mail de feina només a coses de feina i utilitzar el personal per a tota la resta”. Però el que queda clar que no podem fer des de l’ordinador de feina és qualsevol cosa il·legal. No podem fer spam, ni assetjar, ni descarregar-nos pel·lícules o sèries de forma il·legal i definitivament “no es pot mirar pornografia”, diu Cranor. Com a consell general Haritos Tsamitis diu: “Comporta't exactament igual com quan ets físicament a l’oficina, encara que estiguis a casa”.