5 consells per fer videoconferències de feina amb èxit

Cuidar la imatge personal i la del fons de pantalla, mantenir una escolta activa i conèixer bé l’eina de treball són alguns dels factors a tenir en compte
Les videoconferències són una eina que molts treballadors estan utilitzant aquests dies de confinament. / GETTY

El que per a moltes empreses semblava que no havia d’arribar mai, de sobte ha arribat. I amb més força que mai. El confinament ha provocat que milers de companyies s’hagin vist obligades a practicar el teletreball. Una prova de foc per a moltes empreses, que a poc a poc s’estan adaptant a noves rutines i noves maneres de mantenir el contacte amb els treballadors. I dins d’aquest nou univers del confinament les reunions s’han transformat, de cop i volta, en videoconferències. I així, sense previ avís, milers de treballadors s’han vist forçats a mostrar un petit tros de casa seva, de la seva intimitat, a la resta de companys. Amb aquest nou repte, dues expertes ens donen alguns consells i assenyalen algunes claus a tenir en compte per donar una bona imatge professional des de casa.

1. Cuida el que es veu darrere de la pantalla

Encara que pugui semblar obvi, en una videoconferència el més important és que el mateix treballador sigui el protagonista de la imatge. Per tant, el que es veu de fons ha de ser tan neutre com sigui possible. “El més senzill és buscar algun element de fons molt neutral i difuminat, com un quadre”, explica Maisa Mesa, interiorista i experta en arquitectura d’interiors, que remarca com en cap cas s’ha d’ensenyar la casa, sinó que, com a molt, algun petit element que t’identifiqui. Tot i això, considera que hi ha oficis, com els més relacionats amb les humanitats, en què veure una llibreria de fons tampoc és una mala idea. “Però sense passar-se: que sigui discreta i que no hi hagi fotos de la família”. La idea és no “emborratxar” el fons de la imatge, un fet que provoca que els que t’estan veient es fixin més amb el que hi ha darrere teu que no pas amb el missatge que estàs intentant transmetre durant la reunió. També es descarten llocs com la cuina, on es poden veure els plats bruts, o fons que no indiquin res personal. Per sort, actualment hi ha moltes aplicacions com Skype que permeten difuminar el fons de pantalla, de manera que només es veu la persona que parla. Tot i això, cal vigilar de no moure’s gaire, perquè se’t pot posar una part de la teva imatge dins del fons desenfocat.

D’altra banda, la il·luminació del lloc des d’on es fa la videoconferència també és molt important. “Les ombres han d’estar darrere de la persona, i la llum ha d’il·luminar-te el rostre”, diu Mesa, que per aconseguir-ho aconsella utilitzar una làmpara de peu, però mai una llum que se situï per sobre del rostre.

2. Vesteix-te com si anessis a una reunió presencial

Per més que siguem a casa i vulguem estar còmodes, hem d’evitar presentar-nos a les videoconferències amb xandall o roba d’anar per casa. Així ho recomana Gina Aran, CEO d’Inginium i professora a la UOC i a Esade de lideratge i recursos humans. “Hem de presentar la mateixa imatge i indumentària que ens posaríem si fóssim a l’oficina o en una reunió formal”, aconsella. De la mateixa manera, si habitualment t’afaites, et reculls els cabells o et maquilles d’una manera determinada, no cal que ho deixis de fer per a una reunió virtual.

3. Aprèn a utilitzar l’eina amb què et connectaràs

Si hi ha una cosa que dona molt mala imatge en l’àmbit professional és, segons Aran, no saber com funcionen les eines per fer videoconferències. “Se solen perdre molts minuts abans d’iniciar amb èxit les reunions virtuals perquè molta gent no sap com funciona el botó del micròfon o es confon amb els cables”, explica l’experta. Per això, recomana que cada treballador es prepari per a la videoconferència almenys 10minuts abans per comprovar que tot funcioni correctament. Així la reunió pot començar ràpidament i sense problemes a l’hora establerta.

4. Estableix un ordre de participació i un moderador

És important que a cada reunió hi hagi un moderador que vagi controlant la participació de tots els treballadors. Una bona manera de poder fer una conversa fàcil i fluida és, segons Gina Aran, que només encengui el micròfon la persona que demana tanda per parlar, així s’eviten sentir els molestos sorolls de fons que caracteritzen aquestes videoconferències. Aplicacions com Zoom permeten que els empleats puguin clicar un botó que indica al moderador que ha demanat tanda per parlar, així com un xat general on es poden anar fent breus comentaris mentre algú està parlant.

5. Vigila amb les gesticulacions i la postura

De la mateixa manera que és important cuidar l’estètica personal i el fons del que es veu en pantalla a l’hora de fer una videoconferència, també s’ha de tenir molt en compte quina és l’actitud que es mostra durant la reunió. Concretament, la manera com es gesticula ha de ser més cuidada de l’habitual. “Hem de ser conscients que cal fer quadrar els gestos amb el rectangle de la pantalla, de manera que han de ser moviments més petits i curts”, explica Aran, que recomana no fer aquestes gesticulacions just davant de la càmera, “perquè es veurien les mans tan a prop que fins i tot se’ns podria veure la brutícia de les ungles”. En la mateixa línia, considera que és important mirar els ulls dels altres participants, “i això només s’aconsegueix mirant a la càmera, no al seu requadre de la pantalla”. Tot i això, tampoc veu malament que es vagi alternant una mica la mirada entre la càmera i les imatges dels altres companys de feina.

D’altra banda, és important mantenir una postura recta i enfocada a la conversa, mantenint una expressió facial on es noti una escolta activa. També cal ser conscients que “ens veuen en tot moment”. Això vol dir que no és un bon moment per posar-se a fer altres coses, com mirar el correu electrònic o el mòbil, perquè “són gestos que es noten molt i en general no ho faríem en una reunió real”. I, per descomptat, l’experta aconsella no menjar durant la sessió, i encara menys badallar, per més que estiguem en la comoditat de la llar. I, per si a algú li havia passat pel cap, tampoc es recomana fer la videoconferència des del sofà.

Pífies en videoconferències que s'han fet virals

El món de les videoconferències ja fa temps que juga males passades. Qui no recorda l’expert en Corea de Sud Robert E. Kelly, a qui estaven entrevistant des de la BBC quan de sobte van entrar els seus fills al’habitació en ple directe? El vídeo es va fer viral i va aconseguir més de 86milions de visites en un any. Fa pocs dies s’ha tornat a fer viral un altre vídeo d’una videoconferència feta en temps de coronavirus en què una de les integrants es va descuidar d’apagar la càmera i tot l’equip la va poder veure mentre anava al lavabo. Quin missatge en podem treure? Cal anar amb molt de compte!

Un consell extra

En algunes videoconferències els participants poden clicar una opció en què es pot veure la seva pantalla d’escriptori, així resulta més fàcil ensenyar la seva feina a la resta de l’equip. Es tracta d’una funció molt útil quan es treballa a distància, però que pot comportar alguns perills. “Cal ser molt curós i vigilar quines carpetes i documents es poden veure de fons, perquè tothom les veurà”, alerten les expertes consultades. I és que l’escriptori personal de cada treballador amaga una part d’intimitat que cal valorar si volem ensenyar.