The New York Times / Nova YorkFa temps que els comptables de les empreses saben que hi ha ciutadans que normalment compleixen la llei i que, en canvi, cometen fraus en les despeses de viatges de negocis.
Mentre que hi ha nous programes informàtics que ajuden a detectar les trampes, les empreses denuncien que els fraus en les despeses per viatges han augmentat els últims anys, en què l'economia en recessió ha pressionat més tant els treballadors com els empresaris.
"No crec que la gent sempre s'adoni que falsificar sol·licituds de reemborsament per despeses és un acte criminal", diu John Verver, vicepresident de serveis i estratègia de productes a ACL Services, un proveïdor de programari i habilitats de supervisió financera.
O com diu Michael Bechara, director executiu de Granite Consulting Group, empresa d'auditories internes i comptabilitat empresarial: "La gent es diu «Si vull comprar roba per als nens o fer un gran sopar, l'empresa m'ho deu per les molèsties que em causa ser fora de casa»".
Un dels casos més sonats és el de Mark V. Hurd, acomiadat com a director executiu de Hewlett-Packard a l'agost per haver falsificat informes de despeses de viatges i haver-se gastat fins a 75.000 dòlars en viatges de primera classe i hotels de luxe per una concursant de reality show -convertida en consultora de màrqueting- que viatjava amb ell.
El cas va fer més visible la problemàtica. "Fins i tot al nivell de Hurd, això passa cada dia en les empreses americanes", diu Jo Ann McGee, presidenta del departament de comptabilitat i dret empresarial a la Louisiana State University.
"Per a moltes empreses, és com anar sent mossegats per petites piranyes, més que ser devorats per un gran tauró," diu Verver.
Del tiquet del taxi al bitllet d'avió
Els fraus van del més petit al més extrem, diuen els experts en comptabilitat. Els rebuts de taxi falsificats són un dels més típics, gràcies en part als rebuts en blanc que els conductors entreguen a moltes ciutats. També són molt falsificades les despeses dels viatges de negocis.
"Posem que sóc un executiu i no he de volar amb classe turista -diu Bechara-. Compraré un bitllet de primera classe. Després el canviaré per dos bitllets de classe turista i m'emportaré la meva dona o xicota. I quan me l'emporti a dinar, si la factura és massa alta, escriuré que vaig endur-m'hi un client".
Bechara diu que el to que marquen els alts executius també hi influeix. "Com més malbaratin, com més fàcilment gastin diners, més probable serà que les persones de rangs inferiors diguin: «Ells estan gastant molt, jo també ho faré»".
Com més fàcil és, més frau hi ha
Els sistemes d'emplenament manual dels informes de despeses també són un factor important. "Amb formularis manuals, la gent pot afegir les despeses malament i esperar que ningú ho descobreixi -apunta Bechara-. 100 dòlars més 100 dòlars és igual a 300 dòlars".
Els escàners i les impressores làser també fan fàcil falsificar i alterar els rebuts. Una empresa que Verver diu que va consultar no requeria cap autorització per a reemborsaments de menys de 25 dòlars. "Però un empleat va aconseguir anotar més de 100.000 dòlars de despeses al llarg de tres anys -diu-. Cada dia, aquest home apuntava un parell de despeses ".
Malgrat tot això, els experts diuen que les organitzacions poden convertir el frau en menys probable. "Per començar -diu Scott Grossfeld, director executiu de l'Association of Certified Fraud Examiners (Associació d'Examinadors de Frau Certificats)-, cal assegurar-se que hi ha una política de viatges definida i que els empleats saben quina és".
McGee diu que les organitzacions haurien d'exigir als empleats que entreguessin rebuts originals. A més, "un supervisor directe sempre hauria d'aprovar el reemborsament d'aquella despesa". Empreses com Microsoft, ACL Services, CyberShift i Concur diuen que tenen programari que proveeix el tipus d'anàlisi de dades que pot reduir considerablement el frau. ( The New York Times utilitza Concur.) L'electrònica dificulta la picaresca
Patrick Daksol, comptable, diu que quan l'empresa d'aparells mèdics per a la qual treballava va canviar del sistema manual per informar de les despeses cap a l'electrònic, "van sortir a la llum tot tipus d'alteracions en rebuts".
El programari de Concur fins i tot importa rebuts electrònics directament de cadenes d'hotels i empreses de lloguer de cotxes. "Si rebo la factura directament del Hilton -diu el seu president i cap d'operacions, Rajeev Singh- no pots canviar-la amb la teva impressora làser".
Les noves tecnologies, però, no eliminaran del tot el frau en les despeses de viatge, segons els experts en comptabilitat. Amb els avenços tecnològics, diu Verver, "la persona normal i corrent que es pren massa llibertats amb les sol·licituds de reemborsament de despeses, és el tipus de persona que pararà". Però, afegeix, sempre hi haurà alguns empleats "prou motivats per mirar de trobar la manera de sortir-se amb la seva" .
