Reunions del segle XXI: canviar la cadira per un passeig

El ‘cowalking’ proposa fer les trobades de feina caminant i en grups petits

Reunions llargues i poc productives. Segur que la majoria de vosaltres n’heu patit a la feina. Saps a l’hora que comencen però no quan acabaran i, tot i que el tema inicial pugui ser un, l’atenció es va desviant i s’acaba parlant de mil coses que no tenen res a veure amb aquest tema i que, sovint, no aporten res. En surts amb la sensació de no haver avançat gaire i d’haver perdut un temps que et fa endarrerir amb la llista de tasques pendents. Com apunta Eva Rimbau, professora dels estudis d’economia i empresa de la UOC i experta en recursos humans i treball flexible, a Catalunya -i a l’estat espanyol en general- patim de reunionitis. Per això ella valora positivament iniciatives com el cowalking, una nova tendència que aposta per fer les reunions mentre es camina. “Tenim massa tendència a fer reunions i a fer-les massa llargues”, reflexiona Rimbau. “Cal posar un filtre molt seriós sobre què cal fer a través de reunions, què es podria fer d’una altra manera o a qui es convoca a la reunió. Només hi haurien de ser els que puguin decidir i els que tinguin alguna cosa important a dir. Si tot ho fem a través de reunions, perden valor”.

Així doncs, el cowalking proposa fugir de la tradicional sala de reunions tancada i apostar per quedar en petits grups per fer una passejada que permeti promoure l’intercanvi entre els participants. El fundador d’Apple, Steve Jobs, ja advocava pel walk and talk [caminar i parlar] com una alternativa a la reunió tradicional que promou la comunicació, la creativitat i el benestar. Es tracta d’una pràctica que ja han adoptat empreses de Silicon Valley capdavanteres en revolucionar les maneres de treballar. La universitat de Stanford, en el seu informe Give your ideas some legs: the positive effect of walking on creative thinking, apuntava, després de fer quatre experiments amb gairebé dos-cents estudiants, que caminar estimula la generació d’idees noves, uns beneficis que es mantenen quan les persones tornen al seu lloc de treball. Per la seva banda, l’estudi The cognitive benefits of interacting with nature, publicat per la Universitat de Michigan, apunta que caminar millora la memòria en un 20%, tot i que puntualitza que només s’aconsegueix aquest benefici si les passejades es fan en ambients naturals i no en entorns urbans.

Com apunta Sandra Farrera, doctora en psicologia i directora de PsicologíaBCN, “fer les reunions a l’aire lliure en lloc de fer-ho en una sala tancada comporta sortir del formalisme de les reunions tradicionals”. “Amb el cowalking hi ha una relació d’equip més gran i s’estableix un compromís més gran pel fet de caminar junts. I això genera més creativitat, perquè hi ha menys factors dels que contaminen la típica reunió en un centre tancat. Caminar t’activa i produeix més sinergies amb els teus companys o amb els caps, ja que la jerarquia es dilueix. Això fa que et puguis sentir més creatiu i afavoreix la dinàmica de la trobada, es genera una comunicació més fluida, intensa, atenta i humana. De fet, ja ho feien els grecs, que quan havien de parlar anaven a caminar”, diu. Per tant, amb aquestes reunions en què no s’escriu ni s’està pendent de la pantalla o d’una pissarra, “la persona pot compartir més lliurement les seves opinions en un ambient més còmode”, afirma Farrera. Així doncs, a més de fer salut, amb la dinàmica de caminar es crea una gran riquesa en la relació de grup i en la producció de noves idees. Segons la psicòloga, “quan surts a l’aire lliure i fas exercici actives la part del cervell que et dona creativitat i et fa veure les coses des d’una altra perspectiva. Canviar d’entorn i sortir a l’aire lliure ajuda molt les persones i també la mateixa empresa”.

Grups petits i poca durada

Perquè aquestes reunions funcionin, cal que es facin en grups reduïts i amb durades màximes de 20-30 minuts. A més, s’han de dedicar els 3 o 4 primers minuts a parlar de temes lleugers per relaxar l’ambient, oblidar tot el que ens balla pel cap i poder centrar-nos millor en l’objectiu de la reunió. Per a Eva Rimbau, “la idea del cowalking és molt positiva i beneficiosa, perquè recull la solució a dos problemes. D’una banda, el sedentarisme de la vida d’oficina. I de l’altra, el problema de la reunionitis. Una reunió caminant no es pot fer eterna. Per tant, probablement s’anirà més al gra i serà més productiva”. El cowalking també és una reunió amb característiques molt concretes que van bé per abordar determinades qüestions que estiguin relacionades amb la creativitat o la pluja d’idees i que no demanin prendre notes o analitzar dades, per exemple. Aquestes reunions demanen sortir de l’oficina i baixar al carrer. Rimbau alerta, però, que cal buscar un espai idoni per caminar: “Lògicament, caminar entre cotxes i fum no és agradable. Per tant, cal trobar una plaça o un parc pròxim, perquè només el fet de veure una planta ja et refresca una mica la ment. Si no tenim cap espai verd a prop i volem trencar la rutina de les reunions poc productives, fer la reunió drets pot ser una alternativa. Un petit comitè per reflexionar i fer volar coloms al costat de la màquina de cafè, per exemple”.

La psicòloga Sandra Farrera es mostra convençuda que aquesta fórmula anirà guanyant adeptes, “especialment en empreses horitzontals i transversals, on l’estructura jeràrquica no estigui tan marcada”. Salut, productivitat, creativitat i transversalitat són alguns dels arguments que poden fer del cowalking una fórmula d’èxit.

Canviar l’entorn per pensar millor

La pràctica del cowalking ja és una realitat a l’Empordà, on Axelle Vergès, consultora que acompanya empreses i emprenedors en la creació de projectes amb impacte positiu, impulsa el projecte Revision Tour 360º. “És una proposta per a emprenedors i empresaris que volen revisar el seu model de negoci -explica Vergès-. El que proposem és reunir fins a 4 persones vinculades al mateix projecte en una trobada de dia i mig o dos dies a l’Empordà (i ara també a Mallorca), en què treballem tot el model de negoci i el revisem”. La particularitat és que ho fan “anant a la natura”. “El cowalking és l’eina que fem servir com a fil conductor”, explica Vergès. Així doncs, la proposta passa per fer sortir els empresaris del seu hàbitat perquè puguin connectar amb un entorn de gran bellesa. “L’objectiu és deixar-se inspirar per aquest paisatge i caminar-hi, perquè això també ens permet fer una meditació activa que promou la relaxació. Des d’aquesta desconnexió i reconnexió podem començar a veure com està la situació del projecte amb una perspectiva molt més oberta, atenta a altres idees i a nous coneixements que poden sorgir durant el tour”, explica Axelle Vergès. Hi ha una part de formació, aposten per una emprenedoria més respectuosa amb les persones. I al final del tour, que és un itinerari, la gent se’n va amb un mapa clar dels pròxims passos estratègics que poden treballar en els següents 12 mesos. “La gent que lidera un projecte també necessita allunyar-se del seu dia a dia, i tant un tour com una reunió cowalking els permeten desconnectar i mirar el seu projecte des d’una altra perspectiva”. Fa 4 anys que el projecte està en marxa i la resposta dels usuaris és molt bona. Segons Vergès, el cowalking és “una eina essencial per poder tenir realment un desenvolupament professional harmoniós”. “A més -afegeix-, permet lluitar contra l’estrès i connectar amb la sensació d’estar treballant menys i disfrutant més. I si el que inspira és un paisatge, també tens tots els beneficis d’obrir la part més emocional de l’estat anímic”. En definitiva, dues o més persones caminant per escoltar-se, per aprendre i per prendre decisions juntes.

Consells per fer una reunió efectiva

Eva Rimbau, professora dels estudis d’economia i empresa de la UOC i experta en recursos humans i treball flexible, apunta els 6 factors per aconseguir que una reunió sigui productiva:

Pensar si realment cal fer una reunió.

Triar bé els assistents. Aportació i decisió.

Tenir un bon ordre del dia. Temes que cal tocar i decisions que cal prendre.

Els assistents han de preparar la reunió. Hi ha d’haver una documentació prèvia i tothom l’ha d’haver mirada.

La puntualitat és fonamental. Començar i acabar a l’hora prevista.

Les reunions, com més curtes millor. No han de ser més llargues de mitja hora.